راهنمای فنی اتوماسیون فرآیندهای حقوقی و بایگانی اسناد با KWizCom و نینتکس در شیرپوینت On-Premises

       ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
       │             ثبت پیش‌نویس قرارداد (کارشناس حقوقی)       │
       │  [فرم KWizCom]: نمایش فیلدهای عمومی، پنهان‌سازی بندهای محرمانه│
       └──────────────────────────┬─────────────────────────────┘
                                  │
                                  ▼
       ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
       │         موتور ارزیابی دسترسی ستونی KWizCom              │
       │  - ماسک‌گذاری مبلغ کل قرارداد و چک‌های تضمین          │
       │  - فقط‌خواندنی کردن بندهای حقوقی مصوب                  │
       └──────────────────────────┬─────────────────────────────┘
                                  │
                                  ▼
       ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
       │             گردش‌کار نینتکس (Nintex State Machine)     │
       │  - فاز ۱: بازبینی و اصلاحات متنی وکیل حقوقی سازمان    │
       │  - فاز ۲: تاییدیه مدیر مالی و بررسی پوشش بودجه        │
       │  - فاز ۳: تاییدیه نهایی مدیرعامل و اعمال امضای دیجیتال│
       └──────────────────────────┬─────────────────────────────┘
                                  │
                                  ▼
       ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
       │             بایگانی راکد و صدور Document ID پایدار     │
       │  - تخصیص شماره پایدار: LIC-CONTRACT-1404-98421        │
       │  - قفل کامل سند (Declare as Record) و منع تغییرات     │
       └────────────────────────────────────────────────────────┘

<!-- قانون ماسک‌گذاری ارقام محرمانه در فرم قراردادها -->
<FieldSecurityPolicy FieldName="BankGuaranteeNumber">
  <RoleAssignment Group="Legal-Directors" Permission="FullControl" />
  <RoleAssignment Group="Finance-Managers" Permission="ReadOnly" />
  <RoleAssignment Group="Contract-Specialists" Permission="Masked">
    <MaskPattern Format="XXX-XXXX-##" ShowLastDigits="2" />
  </RoleAssignment>
</FieldSecurityPolicy>

<!-- نمونه وضعیت بررسی حقوقی در ماشین حالت نینتکس -->
<NintexWorkflowState Name="LegalReviewState">
  <Action Type="AssignFlexiTask">
    <TaskTitle>بررسی و تطبیق مفاد حقوقی پیش‌نویس قرارداد</TaskTitle>
    <Assignees>
      <Group>Legal-Advisors-Group</Group>
    </Assignees>
    <Outcomes>
      <Outcome Name="تایید و ارسال به مالی" NextState="FinanceVerificationState" />
      <Outcome Name="نیاز به اصلاح مفاد" NextState="ContractRevisionState" />
      <Outcome Name="رد قطعی قرارداد" NextState="ContractRejectedState" />
    </Outcomes>
  </Action>
</NintexWorkflowState>

<#
.SYNOPSIS
    Finalize Legal Contract: Declare Record and Assign Permanent Document ID
#>
param(
    [string]$SiteUrl = "https://portal.licentra.lan/contracts",
    [string]$ListName = "قراردادهای مصوب سازمانی",
    [int]$ItemId
)

$ErrorActionPreference = "Stop"

Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue

$web = Get-SPWeb $SiteUrl
$list = $web.Lists[$ListName]
$item = $list.GetItemById($ItemId)

if ($item) {
    Write-Host "[RECORD] Declaring item $ItemId as formal legal record..." -ForegroundColor Cyan
    
    # Declare Item as Record (Prevents edit and deletion)
    [Microsoft.Office.RecordsManagement.RecordsRepository.Records]::DeclareItemAsRecord($item)
    
    # Update Status Column
    $item["ContractStatus"] = "امضا شده و بایگانی قطعی"
    $item["FinalArchivedDate"] = [System.DateTime]::UtcNow
    $item.SystemUpdate($false)
    
    Write-Host "[SUCCESS] Contract successfully locked and sealed with Document ID: $($item['DocId'])" -ForegroundColor Green
}